Nowe przepisy w Kodeksie pracy - wprowadzenie pracy zdalnej

Razem z postępem technologicznym ewoluują również formy pracy oraz metody wykonywania obowiązków zawodowych. Coraz większą popularność zdobywa praca zdalna, czyli wykonywanie obowiązków poza tradycyjnym miejscem pracy. Pandemia COVID-19 odegrała znaczącą rolę w rozwoju tej formy pracy, kiedy to ograniczenia spowodowane pandemią sprawiły, że praca zdalna stała się często jedynym dostępnym sposobem wykonywania obowiązków zawodowych. Wdrożone w tym czasie rozwiązania oraz akceptacja takiego modelu pracy w wielu branżach przyczyniły się do usprawnienia procesu pracy i znalazły aprobatę zarówno ze strony pracowników, jak i pracodawców. W celu uregulowania pracy zdalnej, ustawodawca wprowadził zmiany poprzez uchwalenie ustawy z dnia 1 grudnia 2022 roku. Nowe przepisy dotyczące pracy zdalnej zostały włączone do Kodeksu pracy jako oddzielny rozdział.

Od kiedy obowiązują przepisy?

Mimo że ustawodawstwo wprowadzające modyfikacje do Kodeksu pracy zostało przyjęte pod koniec 2022 roku, przepisy dotyczące pracy zdalnej objęto stosunkowo długim okresem vacatio legis, trwającym aż 2 miesiące. (Ten okres jest czasem pomiędzy ogłoszeniem aktu prawnego a jego wejściem w życie, mającym na celu umożliwienie zainteresowanym osobom zapoznanie się z nowymi przepisami i przygotowanie się do wprowadzonych zmian). Od 7 kwietnia 2023 roku obowiązują zatem regulacje dotyczące pracy zdalnej, które nałożą szczególne obowiązki na zarówno pracodawców, jak i pracowników.

Co to jest praca zdalna?

Przy wprowadzaniu nowych regulacji, ustawodawca tworzy nową definicję "pracy zdalnej" i jednocześnie anuluje rozdział dotyczący dotychczasowej telepracy. Pominięcie telepracy w nowych przepisach ma uzasadnienie w tym, że pojęcie pracy zdalnej w Kodeksie pracy ma szerszy zakres niż telepraca. W związku z tym, można wnioskować, że istniejące normy dotyczące telepracy są teraz integralną częścią obecnych przepisów.

Praca zdalna polega na wykonywaniu pracy w pełni lub częściowo w miejscu wybranym przez pracownika (w tym także przy jego zamieszkaniu), przy każdorazowym uzgodnieniu z pracodawcą. To oznacza, że praca zdalna niekoniecznie musi wiązać się z całkowitym porzuceniem tradycyjnego miejsca pracy. Nowe przepisy umożliwiają tzw. pracę hybrydową, w której część pracy wykonywana jest w siedzibie firmy (lub innym miejscu wyznaczonym przez pracodawcę), a część w miejscu uzgodnionym między pracownikiem a pracodawcą (np. w umowie o pracę).

Wprowadzenie nowych przepisów nie oznacza, że nowe normy dotyczą tylko nowo zawieranych umów o pracę. Ustawodawca przewiduje możliwość korzystania z pracy zdalnej w trakcie istniejącego zatrudnienia (poprzez zmianę warunków umowy o pracę, bez konieczności formy pisemnej).

Czy pracodawca może nakazać pracę zdalną?

Przepisy nakładają na pracodawcę liczne obowiązki związane z wprowadzeniem pracy zdalnej, ale istnieją pewne sytuacje, w których pracodawca może skorzystać z nowych uprawnień do jednostronnego zlecania pracownikowi wykonywania pracy zdalnie. Mówimy tu o przypadkach, gdy praca zdalna nie wynika z porozumienia między pracownikiem a pracodawcą, lecz pracodawca podejmuje jednostronną decyzję, w pewnym sensie nakazując pracownikowi przyjęcie tej formy pracy. Pracodawca posiada taką możliwość w następujących sytuacjach:

-W okresie stanu nadzwyczajnego, zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii oraz przez trzy miesiące po ich zakończeniu.
-W okresie, gdy zapewnienie pracownikowi bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w jego dotychczasowym miejscu pracy jest czasowo niemożliwe z powodu siły wyższej, takiej jak pożar czy powódź.

Jednakże konieczne jest spełnienie określonej przesłanki określonej w przepisach, która wymaga od pracownika złożenia oświadczenia (bezpośrednio przed wydaniem polecenia przez pracodawcę) w formie pisemnej lub elektronicznej, że posiada odpowiednie warunki lokalowe i techniczne do pracy zdalnej.

Polecenie takie może być odwołane w dowolnym momencie, z zachowaniem przynajmniej jednodniowego uprzedzenia.

Kiedy pracodawca musi uwzględnić wniosek pracownika dotyczący pracy zdalnej?

Zgodnie z uregulowaniami ustawodawczymi, pracodawca ma obowiązek rozważyć wniosek pracownika dotyczący przejścia na pracę zdalną w określonych sytuacjach. W zasadzie pracodawca nie może odrzucić takiego wniosku, jednak ta zasada nie jest absolutna. Pracodawca będzie mógł odrzucić taki wniosek tylko wtedy, gdy wykonywanie pracy zdalnej nie będzie możliwe ze względu na organizację pracy lub charakter pracy wykonywanej przez pracownika.

Zgodnie z Kodeksem pracy, pracodawca nie może odrzucić pracy zdalnej w przypadku:
-Pracownicy w ciąży.
-Pracowników wychowujących dziecko do ukończenia czwartego roku życia.
-Pracowników sprawujących opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą mieszkającą w tym samym gospodarstwie domowym, posiadającymi orzeczenie o niepełnosprawności lub orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności.
-Pracowników, którzy są rodzicami dziecka posiadającego zaświadczenie o skomplikowanej ciąży lub w przypadku problemów położniczych.
-Rodziców dzieci z orzeczeniem o niepełnosprawności lub umiarkowanym/znacznym stopniu niepełnosprawności zgodnie z przepisami o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, nawet po osiągnięciu przez dziecko 18 roku życia.
-Rodziców dzieci z opinią o potrzebie wczesnego wspomagania rozwoju, orzeczeniem o potrzebie kształcenia specjalnego lub orzeczeniem o potrzebie zajęć rewalidacyjno-wychowawczych, również po osiągnięciu przez dziecko 18 roku życia.

Jeśli pracodawca odmówi pracy zdalnej w powyższych sytuacjach, musi przedstawić odpowiednie uzasadnienie w formie pisemnej lub elektronicznej w ciągu 7 dni roboczych od złożenia wniosku przez pracownika.

Oprócz tych sytuacji, w których pracownik posiada szczególne przywileje dotyczące wnioskowania o pracę zdalną, Kodeks pracy wprowadza także możliwość "pracy zdalnej na żądanie". Każdy pracownik ma prawo do 24 dni pracy zdalnej w ciągu roku kalendarzowego.

Regulamin pracy zdalnej

Ustalenie kluczowych wytycznych dotyczących pracy zdalnej jest istotnym aspektem, który wymaga uprzedniego sprecyzowania. Konieczne jest określenie zasad współpracy między pracodawcą a pracownikiem, które regulują ich relacje. W tym kontekście, warto podkreślić, że właściwe przygotowanie regulaminu jest kluczowe i może wpłynąć na pomyślne funkcjonowanie tej formy pracy. Właśnie dlatego, korzystanie z profesjonalnej pomocy prawnej może być niezwykle wartościowe, aby zapewnić kompleksowe i adekwatne uregulowania, które uwzględniają wszystkie istotne aspekty.

Jak przygotować regulamin pracy zdalnej?

Zgodnie z przepisami Kodeksu pracy, zasady dotyczące pracy zdalnej powinny być sprecyzowane w ramach wewnętrznych regulacji związanych z tą formą zatrudnienia. Może to przybrać postać:

-Porozumienia zawartego pomiędzy pracodawcą a zakładową organizacją związkową, lub
-Regulaminu, jeżeli nie dojdzie do uzgodnienia porozumienia lub w przypadku, gdy pracodawca nie posiada działających organizacji związkowych, lub
-Polecenia dotyczącego pracy zdalnej lub porozumienia z pracownikiem, jeśli nie zostanie osiągnięte porozumienie lub nie zostanie wydany regulamin, o którym mowa powyżej.

Przepisy wymagają, aby regulamin lub porozumienie zawierały informacje dotyczące:

-Grupy lub kategorii pracowników, którzy mogą podlegać pracy zdalnej.
Ponadto, konieczne jest ustalenie zasad:
-Refundowania kosztów przez pracodawcę,
-Ustalania ewentualnego ekwiwalentu pieniężnego,
-Komunikacji pomiędzy pracodawcą a pracownikiem wykonującym pracę zdalną, włączając w to potwierdzanie obecności pracownika na stanowisku pracy zdalnej,
-Monitorowania wykonywania pracy przez pracownika pracującego zdalnie,
-Bezpieczeństwa i higieny pracy,
-Ochrony i przestrzegania wymogów dotyczących bezpieczeństwa i poufności informacji, łącznie z procedurami ochrony danych osobowych,
-Instalacji, inwentaryzacji, konserwacji, aktualizacji oprogramowania oraz serwisu narzędzi pracy dostarczonych pracownikowi, włączając urządzenia techniczne.
-Pracodawca musi pamiętać o konieczności konsultowania z przedstawicielami pracowników wyłonionymi zgodnie z procedurami danego pracodawcy, wszelkich zasad, które mają być włączone do regulaminu.

Wymienione elementy w regulaminie (lub porozumieniu) stanowią minimalne wymogi treściowe, narzucone przez ustawodawcę.

Oczywiście, w regulaminie można również określić inne elementy dotyczące pracy zdalnej, o ile nie kolidują one z przepisami prawa pracy.

Regulamin pracy zdalnej - najważniejsze elementy

Najważniejsze elementy regulacji

Regulacje nakładają na pracodawcę obowiązek refundowania kosztów związanych z pracą zdalną, jeśli pracownik ponosi je w związku z wykonywaniem tej formy pracy.

W sytuacji, gdy pracownik używa własnych materiałów oraz narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, ma prawo do otrzymania ekwiwalentu pieniężnego. To oznacza, że pracownikowi przysługuje finansowa rekompensata, która odpowiada kosztom, jakie ponosi w związku z korzystaniem z tych materiałów i narzędzi (na przykład koszty eksploatacji narzędzi).

W celu pokrycia wymienionych kosztów, można zastosować ryczałt, który jest ustalany na podstawie przewidywanych wydatków pracownika. Przy określaniu wysokości ryczałtu lub ekwiwalentu konieczne jest uwzględnienie:
-Przewidywanej normy zużycia materiałów oraz narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, oraz ich dokumentowanych cen rynkowych.
-Ilości używanego materiału przeznaczonego dla pracodawcy i ceny rynkowej tego materiału.
-Norm zużycia energii elektrycznej i kosztów usług telekomunikacyjnych.

Przepisy pozwalają pracodawcy na przeprowadzanie kontroli pracy zdalnej w odniesieniu do:
-Wykonywania pracy zdalnej przez pracownika.
-Zagadnień związanych z bezpieczeństwem i higieną pracy.
-Przestrzegania wymogów dotyczących bezpieczeństwa i poufności informacji, włączając procedury ochrony danych osobowych.

Kontrola taka jest prowadzona we współpracy z pracownikiem, w miejscu, w którym pracownik wykonuje pracę zdalną, i w godzinach jego pracy. Niemniej jednak, nie może ona naruszać prywatności pracownika ani innych osób. Dodatkowo, nie może utrudniać właściwego użytkowania pomieszczeń domowych zgodnie z ich przeznaczeniem.

Podsumowując, wydaje się oczywiste, że właściwe uregulowanie kwestii związanych z pracą zdalną w przedsiębiorstwie stanowi kluczowy element. Wprowadzenie przepisów dotyczących zwrotu kosztów, ekwiwalentu pieniężnego oraz kontroli pracy zdalnej jest istotne dla zapewnienia przejrzystości, sprawiedliwości i bezpieczeństwa w tym modelu pracy. Warto podkreślić, że odpowiednie prawne uregulowanie tych aspektów może przyczynić się do efektywności oraz harmonii stosunków między pracodawcą a pracownikiem.

W kontekście tego, wartościowego wsparcia wartościowego wsparcia może dostarczyć profesjonalna pomoc prawna. Znalezienie ekspertów w dziedzinie prawa pracy i uregulowań dotyczących pracy zdalnej może zapewnić właściwe przygotowanie regulaminów oraz porozumień, które są zgodne z obowiązującym prawem i uwzględniają wszystkie istotne detale. Skorzystanie z takiej pomocy prawnej stanowi strategiczne działanie, które przyczynia się do skutecznego funkcjonowania organizacji oraz tworzenia korzystnych warunków pracy dla obu stron - pracodawcy i pracownika.